Administratiekantoor Utrecht

Administratiekantoor Utrecht

Een goede factuur opzetten

 

Als ondernemer weet u als geen ander hoe belangrijk het is om te factureren. Zonder facturen heeft u immers geen inkomsten. Voornamelijk kleine ondernemers zorgen vaak zelf voor het opstellen en versturen van elke factuur. Maar hoe ziet een goede factuur er eigenlijk uit? Hoe stimuleert u een snelle betaling van de klant en hoe oogt uw onderneming zo professioneel mogelijk? Wij geven een aantal tips!

 

Wat moet in een factuur staan?

Factureren mag niet zomaar. Er zijn een aantal zaken die verplicht in een officiële factuur dienen te staan. Die hebben we hier op een rijtje gezet:

 

Uw bedrijf en contactgegevens

Begin elke factuur met de contactgegevens van uw bedrijf: de titel van uw bedrijf en het adres waar deze gevestigd zit (of uw huisadres, indien u vanuit huis werkt), uw zakelijke telefoonnummer, mobiele telefoonnummer, zakelijke e-mail en website.

 

Bedrijfsgegevens van de klant

Noteer ook de gegevens van de klant: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon en het adres waar het bedrijf gevestigd zit.

 

Veel nummers

Het is verplicht om een aantal belangrijke nummers te vermelden. Allereerst uw KvK-nummer en btw-nummer. Deze krijgt u bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel (en belastingdienst). Vervolgens geeft u elke factuur een uniek factuurnummer. Deze bedenkt u in principe zelf, maar probeer een manier te vinden om de nummers overzichtelijk te houden (bijvoorbeeld jaartal + nummer: 2018001, 2018002, 2018003, etc.). Ten slotte geeft u elke klant ook een uniek klantnummer en vermeld deze ook op de factuur. Dit laatste is niet verplicht, maar staat wel netjes en professioneel.

 

Belangrijke data

Een tweetal belangrijke data om te vermelden: de factuurdatum, dat is de datum waarop u de factuur naar de klant verstuurd, en de betalingstermijn. Meestal is een betalingstermijn 14 of 30 dagen. Mocht de klant binnen deze termijn niet betaald hebben dan mag u, indien gewenst, rente in rekening brengen.

 

Werkzaamheden en bedragen

Maak een lijst van alle werkzaamheden die worden gefactureerd, netjes onder elkaar vermeld. Daarachter schrijft u de bijbehorende bedragen, zodat er een overzichtelijke opsomming ontstaat.

 

Totaal en subtotaal

Onderaan de bedragen zet u het subtotaal en totaalbedrag. Het subtotaalbedrag is de som van alle werkzaamheden (vermeld indien van toepassing ook het toegepaste uurtarief) en eventuele onkosten zoals bijvoorbeeld reiskosten. Zet daaronder het btw-percentage en de btw omgerekend in euro’s. Vervolgens zet u helemaal onderaan het totaal, wat dus de som is van het subtotaal plus de btw.

 

Indeling en opmaak

Alleen het vermelden van alle verplichte gegevens is niet genoeg om uw factuur duidelijk en opvallend te maken. Speel ook eens met de indeling en de opmaak. Zorg dat uw logo duidelijk zichtbaar is en gebruik kleuren die bij uw logo of bedrijf passen (hou de kleuren minimaal, zodat het professioneel blijft). Gebruik een makkelijk te lezen lettertype en zorg dat het totaalbedrag opvalt doormiddel van een opvallende kleur (oranje trekt de aandacht), dikgedrukte letters of een iets hogere lettergrootte.

 

Heeft u geen tijd om zelf facturen op te stellen en te versturen? In dat geval kunt u een administratiekantoor in Utrecht inschakelen. Zo weet u zeker dat deze en andere administratieve taken professioneel voor u verzorgd worden.

 

 

 



Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

9 + 11 =