Projectmatig Werken: welke rol past bij jou?

Projectmatig Werken is een vorm van projectmanagement, zoals o. a. ook Prince2 en Projectmatig Creëren. Veel mensen gebruiken de termen projectmanagement en Projectmatig Werken echter door elkaar. Bij elk (groter) project hoort binnen Projectmatig Werken een projectteam dat uit meerdere leden bestaat die verschillende rollen hebben. Voor elke rol wordt de meest geschikte medewerker uitgenodigd of benoemd.

Wat is een project?

Een project is tijdelijk en heeft een duidelijk begin en einde. De mensen die aan een project werken doen dit in een projectteam waarvan de structuur vaak losstaat van de normale hiërarchie in een organisatie. Het project bestaat bijvoorbeeld uit een taak die uitgevoerd moet worden of een product of dienst dat/die gecreëerd of verbeterd moet worden (projectdoel). Dit doel en de manier waarop het wordt bereikt worden duidelijk omschreven en vastgelegd, het project is dus gericht op een heel concreet resultaat. Het staat daarmee tussen routinewerkzaamheden en improvisatie in. De hiervoor benodigde stappen worden in fases opgedeeld.

De rollen in het projectteam

Het project begint bij de opdrachtgever die op zoek is naar de oplossing voor een probleem. Hij vraagt een naar zijn mening geschikte collega om projectleider te worden en het team te leiden dat deze oplossing gaat vinden en uitwerken. Samen bepalen ze de scope van het project en het aantal projectteamleden dat ervoor nodig is. Bij een groter project is het handig een projectsecretaris te benoemen die de projectleider een aantal taken uit handen kan nemen. Eventueel zijn naast het projectteam ook nog adviseurs bij het project betrokken die geen vaste teamleden zijn maar door hun specifieke kennis en expertise een toegevoegde waarde hebben en, indien nodig, om input worden gevraagd.

Opdrachtgever

In de rol van opdrachtgever ben je stakeholder en geef je het project vorm, je bent de initiator en eigenaar van het project. Je hebt een probleem dat naar jouw mening het beste opgelost kan worden door een projectteam dat buiten de lijnorganisatie staat en waarin de verschillende projectteamleden hun eigen specifieke kennis inbrengen. Jij creëert hiermee de tijdelijke structuur van het project en bent er tegelijkertijd binnen de lijnorganisatie voor verantwoordelijk. In het begin ben je opdrachtgever het meest actief, als het project eenmaal is opgestart houd je meer afstand en geef je het projectteam de ruimte maar blijft er wel bij betrokken. Jij kiest de projectleider en werkt tijdens de opstart van het project intensief met hem/haar samen.

Projectleider

Als projectleider stel je met de opdrachtgever het projectteam samen en bent zijn sparringpartner. Jij bent binnen je organisatie het ‘gezicht’ van het project, houdt je bezig met de manier waarop het probleem van de opdrachtgever wordt opgelost en bent verantwoordelijk voor planning, budget en resultaat. Bijvoorbeeld beslis je er over of je projectmanagement software wilt gebruiken. Je kunt binnen het project naar eigen inzicht handelen, je eigen aanpak kiezen en weet van het projectteam een betrokken geheel te maken. Jij geeft op bevlogen manier leiding aan je team, houdt het project op koers en de relaties met de opdrachtgever en andere belanghebbenden in stand.

De andere 3 rollen in een projectteam komen in deel 2 van dit Projectmatig Werken blog aan bod. Ook gaan wij dan kort in op het kiezen van en werken met projectmanagement software.